31.Information et communication

1.Qu'est-ce que l'information?

L'information se définit comme tout renseignement qui peut se représenter, s'écrire, se dire pour être transmis entre des hommes et/ou entre des machines.

L'information est une matière première, un facteur de production essentiel au fonctionnement de l'entreprise. Elle est la base de toute décision, de toute action dans l'entreprise. Elle est l'outil de coordination entre tous les éléments du système.

Pour être utile, une information doit être précise, fiable, récente et pertinente.

2.Qu'est ce que la communication?

La communication peut être définie comme un échange d'informations entre deux ou plusieurs personnes, transmises par l'intermédiaire d'un circuit.

Pour qu'il ait communication, quatre éléments doivent être réunis:

-un émetteur: celui qui initialise une transmission d'information, il est à l'origine de la communication,

-un récepteur: celui à qui est destinée l'information, il est l'aboutissement de la communication,

-un canal de transmission: le chemin plus ou moins long par lequel l'information va circuler,

-un système de codage: un ensemble de symboles connus par l'émetteur et le récepteur (donc un langage commun et homogène) permettant une bonne compréhension du message (par exemple: documents comptables normalisés).

Un bon système de communication doit faire circuler rapidement et dans de bonnes conditions des informations utiles.

Ces différents éléments peuvent être visulaisés par le diagramme ci-dessous établi par Shannon et Weaver.

3.Le diagramme de la communication

4.Pourquoi communiquer?

Les décisions et les actions que l'entreprise doit prendre chaque jour nécessitent la circulation de nombreuses informations, d'où l'importance fondamentale de la communication dans l'entreprise.

Elle est utile à l'intérieur (entre les fonctions et les services) de l'entreprise et entre l'entreprise et ses partenaires extérieurs.

5.Comment communiquer?

De nombreux supports de communication sont utilisables dans l'entreprise:

-écrits: notes de service, rapports, procès-verbaux, comptes rendus, statistiques, journaux, photos, diapositives, etc...,

-oraux: réunions, conférences, enregistrements, etc....

On distingue aussi dans l'entreprise:

-la communication formelle: établie officiellement par une procédure précise (ex: une réunion hebdomadaire, la hiérarchie des relations représentée par l'organigramme de structure),

-la communication informelle: celle qui s'instaure spontanément sans préparation (ex: le bavardage à la cantine entre deux chefs de service qui n'ont pas, théoriquement, de liaison directe).